Obsługa kasy fiskalnej to codzienność w wielu firmach. Choć urządzenia te są coraz bardziej intuicyjne i nowoczesne, wciąż zdarzają się błędy, które mogą prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji – od pomyłek księgowych, aż po kary ze strony urzędu skarbowego. Warto je poznać, by uniknąć kosztownych problemów.
1. Nieprawidłowe wprowadzenie stawki VAT
To jeden z najczęstszych błędów. Sprzedając różne produkty czy usługi, łatwo pomylić stawki VAT – zwłaszcza jeśli asortyment często się zmienia. W efekcie na paragonie może znaleźć się błędna kwota podatku. Taka pomyłka może skutkować korektami, a w skrajnych przypadkach – kontrolą skarbową.
Jak unikać?
Warto regularnie aktualizować bazę towarową w kasie i szkolić pracowników z przepisów VAT.
2. Brak raportu dobowego lub miesięcznego
Wielu użytkowników zapomina o codziennym i comiesięcznym raporcie z kasy fiskalnej. Choć kasy online często wykonują to automatycznie, w starszych modelach wymaga to ręcznego działania.
Jak unikać?
Ustaw przypomnienia lub wybierz urządzenie z automatycznym raportowaniem.
3. Niezachowanie kopii paragonów lub brak archiwizacji
W przypadku kas z kopią elektroniczną niezbędne jest regularne tworzenie kopii zapasowych. Brak takich danych w razie kontroli może oznaczać poważne kłopoty.
Jak unikać?
Zapisuj dane z karty SD lub pamięci urządzenia i przechowuj je zgodnie z przepisami – przez 5 lat.
4. Opóźnienie w przeglądach technicznych
Przegląd kasy fiskalnej powinien odbywać się co 2 lata. Wielu przedsiębiorców o tym zapomina, co może skutkować grzywną.
Jak unikać?
Zaplanuj przegląd z wyprzedzeniem i wpisz datę do kalendarza firmowego.
Podsumowanie
Unikanie błędów przy obsłudze kasy fiskalnej to nie tylko kwestia przepisów, ale też dobrej organizacji pracy. Warto edukować zespół, dbać o aktualizacje i regularny serwis – to oszczędność czasu, nerwów i pieniędzy.